Wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, met ouderschapsverlof gaat of langdurig ziek wordt, kan het beheer van zakelijke telefoonabonnementen complex worden. Zonder een goed georganiseerde procedure kan het bedrijf blijven betalen voor ongebruikte diensten, soms maanden of zelfs jaren lang.
Vaak neemt de vertrekkende werknemer zijn telefoon mee, wat het lastig maakt om het bijbehorende abonnement of contract te volgen. Het is daarom essentieel om een heldere procedure te hebben voor het beheren van dergelijke situaties, zodat onnodige kosten worden voorkomen en het abonnementenbeheer eenvoudiger wordt.
Tip: Het vertrek van een werknemer is ook een goed moment om de beveiliging van uw IT-systemen te controleren. Hier leest u hoe u de beveiliging snel kunt bijwerken.
De risico’s van langdurige abonnementen
Als u vergeet om een contract tijdig op te zeggen, loopt u het risico dat u voor een mobiel abonnement blijft betalen, ook nadat de werknemer het bedrijf heeft verlaten. In sommige gevallen wordt het abonnement automatisch verlengd, wat betekent dat u voor een extra periode moet betalen. Deze langdurige contracten zijn vooral problematisch voor bedrijven met een hoog personeelsverloop of bedrijven waarvan de telecommunicatiebehoeften regelmatig veranderen.
Bovendien worden zakelijke telefoons die niet meer gebruikt worden vaak in een lade opgeborgen, wat zowel een verspilling van geld als niet milieuvriendelijk is.
Mobiele abonnementen tijdens vakantie of ziekteverlof
Wanneer werknemers met ouderschapsverlof of langdurig ziekteverlof gaan, kan het bedrijf doorgaan met betalen voor abonnementen die niet gebruikt worden. Sommige aanbieders stellen het mogelijk om abonnementen tijdelijk op te schorten, wat de kosten kan verlagen.
Echter, zelfs met opschorting worden oproepen naar de afwezige werknemer niet meer afgehandeld. Omdat mobiele telefoons vaak voor persoonlijk gebruik worden ingezet, is het lastig om deze over te dragen aan een vervanger die de oproepen kan beheren.
De oplossing: flexibele mobiele licenties
Een moderne en flexibelere oplossing is het gebruik van mobiele licenties, zoals die van Telavox. In plaats van abonnementen te koppelen aan specifieke medewerkers, kan het bedrijf licenties toewijzen en overdragen afhankelijk van de personeelsbehoefte. Dit maakt het eenvoudig om afwezigheden te beheren, bijvoorbeeld door inkomende oproepen door te schakelen naar de telefooncentrale of een persoonlijke boodschap in te spreken om bellers te informeren.
Licenties zijn flexibel: u betaalt alleen voor wat u daadwerkelijk gebruikt, zonder lange termijn verplichtingen. Als de behoeften van uw bedrijf veranderen, kunt u licenties eenvoudig toevoegen of verwijderen. Tijdens drukke periodes kunt u het aantal licenties tijdelijk verhogen en weer verlagen zodra ze niet meer nodig zijn. Dit biedt volledige controle en zorgt ervoor dat u alleen betaalt voor de diensten die u daadwerkelijk gebruikt.
