Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, part en congé parental ou en congé de maladie de longue durée, gérer l’abonnement à son téléphone professionnel peut rapidement devenir compliqué. Si le processus de résiliation n’est pas bien organisé, l’entreprise peut se retrouver à payer pour des services inutilisés, parfois pour plusieurs mois, voire des années.
Souvent, l’employé emporte son téléphone avec lui, ce qui rend difficile le suivi de l’abonnement et du type de contrat auquel il était lié. Il est donc essentiel d’avoir une procédure claire pour gérer ces situations, afin de simplifier la gestion des abonnements et d’éviter de payer pour des services inutiles.
Conseil : Le départ d’un employé peut aussi être l’occasion de vérifier la sécurité des systèmes informatiques de l’entreprise. Voici comment mettre à jour la sécurité en quelques minutes.
Les risques des abonnements à long terme
Lorsque vous oubliez de résilier un contrat à temps, vous risquez de continuer à payer pour un abonnement mobile bien après que l’employé ait quitté l’entreprise. Dans certains cas, l’abonnement peut se renouveler automatiquement, ce qui vous engage à payer pour une période supplémentaire. Ces contrats à long terme peuvent être particulièrement problématiques pour les entreprises qui ont un fort taux de rotation du personnel ou dont les besoins en télécommunications varient régulièrement.
En outre, les téléphones professionnels qui ne sont plus utilisés finissent souvent dans un tiroir, ce qui est une perte d’argent et n’est pas écologiquement responsable.
Abonnements mobiles pendant les congés ou les congés de maladie
Lorsque des employés partent en congé parental ou en congé de longue maladie, l’entreprise risque de continuer à payer pour des abonnements qui ne sont pas utilisés. Certains opérateurs permettent de suspendre l’abonnement pendant cette période, ce qui peut aider à réduire les coûts.
Cependant, même dans ce cas, les appels destinés à l’employé qui est absent ne sont plus pris en charge. Comme beaucoup utilisent leur téléphone mobile à des fins personnelles, il est difficile de le remettre à un remplaçant pour gérer les appels.
La solution : les licences mobiles flexibles
Une solution moderne et plus flexible consiste à utiliser des licences mobiles, comme celles proposées par Telavox. Plutôt que de lier un abonnement à une personne spécifique, l’entreprise peut attribuer et transférer les licences entre les employés selon leurs besoins. Cela permet de gérer facilement les absences, par exemple en redirigeant les appels entrants vers le standard ou en enregistrant un message vocal personnalisé pour informer les appelants.
Les licences sont flexibles : vous ne payez que pour ce que vous utilisez chaque mois, sans engagement à long terme. Vous pouvez ajouter ou supprimer des licences en fonction des besoins de l’entreprise. Si vous avez une saison de forte activité, vous pouvez augmenter temporairement le nombre de licences, puis les réduire lorsque cela n’est plus nécessaire. Cela vous offre un contrôle total et vous permet de ne payer que pour les services réellement utilisés.
