Gespreksopname en GDPR – alles wat u moet weten

Secties

Maak vandaag nog de overstap naar onze telefoondiensten!

Behoud uw huidige telefoonnummers terwijl wij alles voor u regelen. Zo kunt u de service snel en zonder zorgen activeren en direct gebruiken.

De meeste bedrijven kunnen veel voordeel halen uit het opnemen van gesprekken en in sommige sectoren is het zelfs wettelijk verplicht. Met gespreksopnamen hoef je geen aantekeningen te maken en kun je je concentreren op de persoon met wie je praat. Maar hoe werkt het? En hoe zit het met de GDPR?

Wie heeft er baat bij het opnemen van gesprekken?

Gespreksopname kan veel mensen op het werk helpen – tijdens klantcontacten, interne vergaderingen of interviews. De mogelijkheid om bijvoorbeeld een conference call over te spelen of een vergadering met een klant te herhalen, betekent dat iedereen van deze service profiteert. Het is een betrouwbaar, traceerbaar hulpmiddel waarmee je snel kunt controleren wat de persoon met wie je praat je heeft gevraagd. Voor velen is het ook een praktische manier om de communicatie bij te houden.

In sommige sectoren is het zelfs wettelijk verplicht om gesprekken op te nemen om alle partijen te beschermen. De financiële sector is één sector waar bepaalde gesprekken wettelijk moeten worden opgenomen en opgeslagen. Andere professionals, zoals journalisten, freelancers en trainers, maken ook veel gebruik van deze dienst, die hen in staat stelt om te onthouden wat er gezegd is tijdens interviews, zakelijke deals en onderhandelingen. Klantenservice- en supportmedewerkers ten slotte hebben vooral baat bij gespreksopnamen om de klanttevredenheid te meten.

Gespreksopname voor banken en financiële instellingen - hoe werkt het?

Hoe werkt gespreksopname?

Om gesprekken op te nemen, heeft u een softphone of andere software nodig die de opnamefunctie ondersteunt. Tegenwoordig bieden veel providers gespreksopname als een extra dienst aan, vaak inbegrepen bij hun IP-telefoniediensten. Dit maakt het eenvoudig om zowel inkomende als uitgaande gesprekken naar vaste of mobiele nummers op te nemen.

Wat zegt de wet over het opnemen van gesprekken?

Voor sommige sectoren en bedrijven is het opnemen van gesprekken een noodzakelijke praktijk, terwijl het voor andere meer een handige optie is. Het recht om gesprekken op te nemen is echter niet vanzelfsprekend, zelfs niet voor bedrijven. In veel landen is het namelijk illegaal om gesprekken op te nemen zonder toestemming van alle betrokken partijen.

Volgens artikel 4.9a van het Wetboek van Strafrecht is het verboden om privégesprekken op te nemen, tenzij alle betrokkenen op de hoogte zijn van de opname en u zelf deelneemt aan het gesprek. Dit betekent dat u gesprekken mag opnemen waaraan u zelf deelneemt, maar u moet de andere gesprekspartners informeren over de opname. Daarnaast moeten alle persoonlijke gegevens die tijdens het gesprek worden verzameld, correct verwerkt worden volgens de regels van de GDPR.

Soundwave vormt een slotpictogram dat verwijst naar de GDPR-regels voor gespreksopname.

Telavox-procedures voor GDPR en veilige gespreksopname

Volgens de Zweedse autoriteit voor gegevensbescherming (IMY), voorheen bekend als de Datainspektionen, worden digitaal opgeslagen audio-opnames beschouwd als persoonsgegevens, vergelijkbaar met naam, adres en telefoonnummer. Dit geldt zelfs als er geen naam wordt genoemd in de opname. Dit betekent dat dergelijke opnames moeten worden behandeld volgens de beveiligingsvereisten van de GDPR. Als een opname echter aan een specifieke persoon kan worden gekoppeld, is het nog belangrijker dat de beveiliging goed geregeld is.

Bij Telavox hechten we veel waarde aan uw veiligheid en privacy. Daarom zorgen we ervoor dat onbevoegden geen toegang hebben tot de opgeslagen informatie. Sinds de invoering van de GDPR zijn de vereisten voor de verwerking van persoonsgegevens aangescherpt, en Telavox heeft strikte procedures geïmplementeerd om de privacy van onze gebruikers en klanten te waarborgen.

Veilige opslag van opgenomen gesprekken

Om een gesprek op Telavox af te luisteren, moet u de juiste autorisatie hebben, die door de beheerder aan medewerkers kan worden verleend. Als gebruiker kunt u alleen uw eigen gesprekken beluisteren. Daarnaast kunt u de service zo configureren dat alleen de gesprekken worden opgenomen die u wilt.

Het recht om vergeten te worden

Opgenomen gesprekken worden automatisch twee jaar bewaard, en het is eenvoudig om door de opnames te zoeken naar het gesprek dat u zoekt. Mocht een gebruiker verzoeken om ‘vergeten te worden’, dan kunnen we hieraan voldoen. Dit maakt deel uit van onze GDPR-compliance, en we zullen u helpen de betreffende gegevens te verwijderen indien gewenst.

Telefoongesprekken opnemen met Telavox

Met Telavox is het eenvoudig om gesprekken op te nemen via de extra service “Opgenomen gesprekken”. U kunt al uw gesprekken of een selectie daarvan opnemen, of het nu gaat om gesprekken vanaf een mobiele telefoon of een vaste lijn. De opnames worden opgeslagen in Telavox, en u heeft direct toegang tot de audiobestanden.

Als u al klant bent, kunt u deze functie eenvoudig inschakelen of uitschakelen via Telavox Admin. Net als bij andere aanvullende diensten is deze functie volledig optioneel. Neem contact op met uw Customer Success Manager voor meer informatie of als u vragen heeft.

Stap over op een betere telefoondienst

Wij maken uw werkdagen graag een stukje gemakkelijker en aangenamer.

Téléphonie d'entreprise

Plateforme de téléphonie

Ressources

Talen

Zakelijke telefonie

telfonieplatform

Bronnen