Tegenwoordig nemen veel mensen hun zakelijke telefoon mee op reis, of het nu voor een kort verblijf in het buitenland is of voor een langere vakantie. Maar zonder goed beheer van het gebruik van je telefoon, kunnen de kosten snel oplopen. Hier zijn enkele nuttige tips om het gebruik van je zakelijke telefoon in het buitenland beter te beheren en onaangename verrassingen op je factuur te voorkomen.
Kosten kunnen per land sterk variëren
Binnen de Europese Unie is het sinds 2017 eenvoudig om je zakelijke telefoon te gebruiken zonder extra kosten. Je kunt bellen en internetten tegen dezelfde tarieven als in je eigen land. Buiten de EU kunnen de tarieven echter aanzienlijk hoger liggen. In landen zoals Rusland kan het bijvoorbeeld tientallen dollars kosten om zelfs een enkel telefoontje te beantwoorden. Het is daarom belangrijk om voor je vertrek de tarieven in het land van bestemming te controleren.
Betere dekking in het buitenland
In sommige landen, zelfs buiten de EU, kun je profiteren van betere dekking en snellere verbindingen. Dit komt vaak door de concurrentie tussen lokale providers, die vaak hogere kwaliteit van dienstverlening bieden om reizigers aan te trekken.
Hoe kun je het gebruik van je telefoon in het buitenland beter beheren?
Veel bedrijven hebben richtlijnen voor het gebruik van zakelijke telefoons in het buitenland. Zo stellen sommige bedrijven een limiet in voor het gebruik van internationale data, bijvoorbeeld €50. Als werknemers deze limiet overschrijden, moeten ze bevestigen of ze de data willen blijven gebruiken. Dit voorkomt onverwachte kosten op de telefoonrekening.
Bellen via Wi-Fi: een gratis oplossing!
Een van de beste manieren om de kosten in het buitenland te verlagen, is door via Wi-Fi te bellen. Als je bedrijf gebruikmaakt van een internettelefoniesysteem (zoals IP-telefonie), zijn gesprekken gratis zolang je verbonden bent met een Wi-Fi-netwerk. Een beleid dat medewerkers aanmoedigt om via internet te bellen, kan de kosten dus aanzienlijk beperken.
Controleer het gebruik van telefoons in het buitenland per werknemer
Het is belangrijk om duidelijk te definiëren wie binnen het bedrijf een telefoon in het buitenland mag gebruiken, en om duidelijke regels op te stellen. Zo mag een werknemer die op vakantie is, bijvoorbeeld, geen dure gesprekken voeren met zijn werktelefoon. Specifieke autorisaties kunnen worden toegekend op basis van de rol van de werknemer en hoe vaak hij of zij reist.
Oplossingen voor frequente reizigers
Voor werknemers die regelmatig naar bepaalde landen reizen, is het mogelijk om hen een speciale simkaart of eSIM te verstrekken, die lagere tarieven biedt voor die regio’s. Een eSIM is een virtuele simkaart die direct vanaf de telefoon kan worden geactiveerd, zonder dat de fysieke kaart telkens moet worden vervangen wanneer je reist.
Stel een duidelijk telefoniebeleid op voor je bedrijf
Voor een optimaal beheer is het raadzaam om een duidelijk telefoniebeleid op te stellen voor alle medewerkers, zowel binnen als buiten het bedrijf. Een goed beleid helpt de kosten te beheersen en voorkomt verrassende facturen.
Voor meer informatie over het beheren van zakelijke telefoons in het buitenland, kunt u onze gids “Hoe beheer je mobiele telefoons in je bedrijf en voorkom je dure abonnementen” raadplegen.
