De nos jours, presque tout le monde emporte son téléphone professionnel lorsqu’il voyage, que ce soit pour un déplacement de quelques jours à l’étranger ou pour des vacances plus longues. Cependant, si vous ne contrôlez pas bien l’utilisation de votre téléphone, la facture risque de devenir très élevée. Voici quelques conseils pour mieux gérer l’utilisation de vos téléphones professionnels à l’étranger et éviter les mauvaises surprises sur vos factures.
Les coûts peuvent varier considérablement d’un pays à l’autre
Dans l’Union européenne, il est facile d’utiliser votre téléphone professionnel sans frais supplémentaires depuis 2017. Vous pouvez appeler et surfer sur internet au même tarif que dans votre pays d’origine. Cependant, hors de l’UE, les tarifs peuvent être bien plus élevés. Par exemple, en Russie, répondre à un appel peut coûter des dizaines de dollars. Avant de partir, il est donc essentiel de se renseigner sur les tarifs pratiqués dans le pays où vous allez.
Une meilleure couverture à l’étranger
Dans certains pays, même hors de l’UE, vous pouvez bénéficier d’une meilleure couverture et d’une connexion plus rapide. Cela s’explique par la concurrence entre opérateurs locaux qui offrent souvent une meilleure qualité de service pour attirer les voyageurs.
Comment mieux gérer l’utilisation de votre téléphone à l’étranger ?
De nombreuses entreprises mettent en place une politique pour encadrer l’utilisation des téléphones professionnels à l’étranger. Par exemple, elles fixent un plafond pour les données internationales, ce qui permet de limiter les coûts en ligne, comme 50 euros par exemple. Si l’employé dépasse cette limite, il devra confirmer qu’il souhaite continuer à utiliser les données, évitant ainsi les mauvaises surprises sur la facture.
Appeler via Wi-Fi, c’est gratuit !
Une solution idéale pour réduire les coûts à l’étranger est d’utiliser les appels Wi-Fi. Si votre entreprise utilise un système de téléphonie basé sur Internet (comme une solution IP), les appels sont gratuits lorsque vous êtes connecté à un réseau Wi-Fi. Une politique qui oblige à passer les appels via Internet peut donc être très utile pour minimiser les frais.
Contrôler l’utilisation des téléphones à l’étranger selon les employés
Il est important de bien gérer qui peut utiliser un téléphone à l’étranger et d’établir des règles claires. Par exemple, un employé qui part en vacances ne devrait pas utiliser son téléphone professionnel pour des appels coûteux à l’étranger. Vous pouvez attribuer des autorisations spécifiques selon le rôle de chaque employé et leur fréquence de voyage.
Solutions adaptées pour les voyages fréquents
Si certains employés voyagent régulièrement dans certains pays, il est possible de leur fournir une carte SIM spécifique ou une eSIM, qui offre des tarifs plus avantageux dans certaines régions. L’eSIM est une carte SIM virtuelle activée directement depuis le téléphone, ce qui évite de devoir changer de carte physique à chaque voyage.
Créez une politique de téléphonie pour votre entreprise
Pour une gestion optimale, il est recommandé d’établir une politique de téléphonie claire pour tous les employés, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise. Une bonne politique vous permettra de maîtriser les coûts et d’éviter les factures imprévues.
Pour plus d’informations sur la gestion des téléphones professionnels à l’étranger, vous pouvez consulter notre guide « Comment gérer les mobiles dans votre entreprise et éviter les abonnements coûteux ».
