La première impression est très importante, notamment lorsque vos clients prennent contact avec votre entreprise. Mais si vous ne répondez pas, qu’obtiendront-ils ? Avec un peu de chance, un message de bienvenue professionnel. Voici comment faire !
L’importance d’un message de bienvenue
Le message d’accueil est l’enregistrement qui est diffusé lorsqu’une personne appelle une entreprise, est informée des heures d’ouverture et se voit proposer différents choix lui permettant d’être mise en relation avec le bon agent. Il est facile de considérer le message d’accueil comme allant de soi, mais il est plus important que beaucoup ne le pensent. Non seulement il donne à l’ appelant des informations importantes telles que les heures d’ouverture, mais il indique également qui vous êtes (ou du moins ce que vous semblez être) en tant qu’entreprise. Ne sous-estimez pas les premières impressions !
Une grande entreprise peut paraître malhonnête si le message d’accueil enregistré est bruyant, impersonnel ou contient des informations erronées. À l’inverse, une petite entreprise peut paraître grande et professionnelle grâce à un message bien conçu et agréable.
C’est encore pire si vous n’avez pas de message de bienvenue du tout. Le client peut alors douter d’être venu au bon endroit. Le risque est qu’il appelle une autre entreprise et que vous perdiez une affaire. Pour éviter cela, voici huit conseils qui vous permettront d’enregistrer le meilleur message de bienvenue qui soit.
8 conseils pour un message de bienvenue efficace :
1. préparation avant l’enregistrement
Planifier à l’avance ce que vous allez dire rendra non seulement votre message plus clair, mais vous fera également gagner du temps en réduisant le risque de reprises. Rédigez un script auquel vous pourrez revenir en cas de doute ou de perte de fil conducteur.
Il est important que votre message soit clair et que vous utilisiez un langage simple. N’utilisez pas de mots compliqués et ne partez pas du principe que toute personne qui vous écoute directement comprendra et saura facilement quels choix faire. Essayez également d’être bref. Une astuce consiste à lire votre texte à haute voix. Vous remarquerez alors s’il vous semble naturel et facile, et vous pourrez chronométrer le temps de lecture et ainsi savoir s’il vous semble trop long.
2. s’inspirer des autres
Vous ne devez pas copier ce que font les autres, bien sûr, mais vous inspirer des autres est une bonne idée. Écoutez les messages de bienvenue d’autres entreprises, en particulier celles qui opèrent dans le même secteur. Que disent-elles qui fonctionne ? Y a-t-il des éléments qui ressortent et qui sont moins bons, par exemple en termes de formulation, de sensation ou de choix de menu ?
3. adaptation aux groupes cibles
Si vous avez des profils d’acheteurs ou des guides de tonalité, c’est le moment de les sortir. Car l’objectif est d’adapter au mieux le message à votre public cible. Qu’est-ce que vos clients veulent entendre en premier ? Les heures d’ouverture du magasin ou l’URL de votre site web ? Quels sont les éléments les plus pertinents pour le public cible à mettre en avant dans le message ?
4. n’oubliez pas les heures d’ouverture
Pour de nombreuses personnes, les heures d’ouverture font partie intégrante d’un message de bienvenue et sont généralement demandées par les clients. Indiquez donc clairement les heures d’ouverture pour que l’appelant sache quand le standard est fermé. N’oubliez pas non plus les jours fériés et, si vous le souhaitez, vous pouvez saisonnaliser le message d’accueil et, par exemple, avoir un message unique pour Noël et un autre pendant l’été.
5. gardez cela à l’esprit lorsque vous prononcez le message
Pour faire passer le message, il y a trois choses que vous devez garder à l’esprit lorsque vous lisez le message : parler fort, clairement et lentement. Vous ne devez jamais avoir l’impression d’être pressé et vous risquez de manquer des informations importantes si vous parlez trop vite.
6. ne manquez pas le caractère de la pièce
Pour obtenir une qualité optimale, vous devez enregistrer le message d’accueil dans une pièce acoustiquement traitée, comme un studio professionnel. Si ce n’est pas possible, veillez à exclure autant que possible les bruits ambiants. Vous ne voulez pas que la sonnerie d’un collègue ou la machine à café gâche une bonne prise de vue.
7. des modifications sont-elles nécessaires ?
Écoutez le message lorsque vous avez terminé. Était-il bon ? Votre voix était-elle naturelle ? Entendez-vous des bruits de fond gênants ? Si ce n’est pas le cas, enregistrez à nouveau jusqu’à ce que vous soyez satisfait. N’hésitez pas à demander à quelqu’un d’autre d’écouter et de donner son avis.
8. N’oubliez pas les autres langues
Pour les entreprises internationales, il est généralement important d’être disponible en anglais, mais si vous avez des clients d’autres pays, il peut être intéressant d’être disponible dans plusieurs langues. Même si vous dirigez une petite entreprise, vous avez tout à gagner à toucher des clients potentiels de différents pays. Si vous souhaitez être disponible en plusieurs langues, enregistrez un message qui vous aidera à diriger les appelants vers les bonnes files d’attente. Par exemple : « Pour l’anglais, appuyez sur 1. Pour le suédois, appuyez sur 2.
Voilà, vous avez maintenant toutes les informations nécessaires pour enregistrer un message de bienvenue professionnel. Avec Telavox, il est très facile d’enregistrer votre propre message de bienvenue – et bien plus encore. Découvrez à quel point votre communication d’entreprise peut être intuitive avec tout dans une seule interface en jetant un coup d’œil à notre démo, ou essayez-la vous-même !
