UCaaS, ou communications unifiées en tant que service, est une solution qui combine tous les outils de communication de votre entreprise (comme les appels, les messages, et les vidéoconférences) en un système unique, basé sur le cloud. Cela signifie que vous pouvez gérer l’ensemble de vos échanges professionnels via une seule plateforme, sans infrastructure complexe.
Qu’est-ce que l’UCaaS (Unified Communications as a Service) ?
Les communications unifiées (UC) combinent différents outils comme la téléphonie, le chat, l’e-mail et les appels vidéo en une seule plateforme, pour simplifier les échanges entre collègues et clients. Avec l’augmentation des canaux de communication, il est essentiel qu’ils fonctionnent ensemble de manière fluide pour garantir une communication efficace et cohérente, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de votre entreprise.
De plus en plus, ces outils sont accessibles via des solutions basées sur le cloud appelées UCaaS (Unified Communications as a Service). Ce modèle repose sur un abonnement flexible qui vous permet de payer uniquement pour les utilisateurs nécessaires, sans les coûts élevés des anciennes operateurs téléphoniques. Grâce à cette approche, votre téléphonie est plus simples à gérer, plus abordable, et peut être adaptés en temps réel aux besoins de votre entreprise. UCaaS rend les outils de communication non seulement accessibles, mais aussi évolutifs et performants.
Pourquoi l’UCaaS est-il important pour les entreprises aujourd’hui ?
L’intérêt pour l’UCaaS s’est considérablement accru ces dernières années, augmentant de 86 % après la pandémie. D’importants acteurs comme Microsoft Teams, Zoom et Cisco ajoutent chaque semaine des milliers de nouveaux utilisateurs à leurs plateformes.
La principale caractéristique de l’UCaaS est précisément que les appels téléphoniques, mobiles, PBX, chat et vidéo sont rassemblés dans un seul système. Certains fournisseurs d’UCaaS proposent également des fonctions de centre de contact, telles que le routage des appels et la réponse vocale interactive (IVR).
L’UCaaS (communications unifiées en tant que service) est une solution flexible qui s’adapte facilement aux besoins de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez ajouter ou retirer des employés qui utilisent le système sans devoir changer toute votre installation. En plus, vos équipes gagnent du temps et travaillent plus facilement grâce à l’intégration avec des outils qu’elles utilisent déjà, comme des logiciels pour gérer les clients (CRM) ou analyser les données (comme Power BI). Résultat : elles sont plus efficaces et peuvent se concentrer pleinement sur leurs appels.
Le résultat est une solution de communication unifiée qui optimise votre téléphonie, votre communication externe avec les clients et améliore la collaboration entre les équipes et les employés.
8 avantages clés de l’UCaaS
- Administration facile et interface conviviale
- Un parcours client cohérent
- Communication efficace et amélioration de l’expérience client
- Réduction des coûts et augmentation de la flexibilité
- Une bonne vue d’ensemble des statistiques et moins d’appels manqués
- Permet le travail à distance et une meilleure communication interne
- Moins de risques pour la sécurité
- Gagnez du temps grâce à l’autogestion
1. administration facile et interface conviviale
Les anciennes solutions UCaaS étaient compliquées à installer, à mettre à jour et à gérer. Elles nécessitaient l’intervention de consultants coûteux pour modifier les paramètres, et la capacité du système physique limitait la possibilité d’évoluer en fonction de la croissance de l’entreprise. Les solutions UCaaS modernes et basées sur le cloud sont faciles et intuitives à installer et à gérer. De plus, elles se mettent à jour automatiquement, de sorte que vous avez toujours accès à la toute dernière version du logiciel.
2. un parcours client cohérent
Offrir une expérience cohérente à vos clients est essentiel pour gagner leur confiance, augmenter vos ventes et les satisfaire pleinement. Les solutions de communication modernes permettent de rendre chaque interaction fluide et sans accroc, qu’il s’agisse d’un premier contact via le site web, d’un appel téléphonique ou d’un e-mail, jusqu’à l’achat et au service après-vente. Par exemple, en connectant votre système d’appels avec vos outils de gestion des clients (CRM) et d’assistance, vos employés ont tout ce qu’il faut pour offrir une expérience positive à chaque étape du parcours client..
3. une communication efficace et une expérience client améliorée
ALes solutions de communication modernes facilitent les échanges entre vos équipes et avec vos clients, ce qui booste à la fois leur efficacité et la croissance de votre entreprise.
Par exemple, si votre système téléphonique est connecté à votre logiciel de gestion des clients (CRM), vos employés reçoivent directement des informations utiles lorsqu’un client vous contacte. Ils peuvent voir des détails comme le nom du client et son entreprise, ce qui leur permet de répondre de manière personnalisée, en saluant le client par son nom dès le début. Cela crée un lien de confiance et rend l’expérience client beaucoup plus agréable.
4. réduction des coûts et amélioration de la flexibilité
Avec les solutions modernes de communication, vous ne payez que pour ce que vous utilisez réellement. Le système fonctionne sur un modèle simple : vous ajoutez ou supprimez des utilisateurs au besoin, sans frais inutiles. Par exemple, si un employé quitte l’entreprise, vous pouvez facilement annuler son abonnement pour éviter des dépenses inutiles.
En plus, tout est plus clair : les coûts de communication de toute votre entreprise sont regroupés sur une seule facture.
Ces outils permettent aussi à vos équipes de travailler où elles le souhaitent, ce qui peut réduire vos besoins en espace de bureau. Moins de bureaux signifie moins de coûts fixes, comme le loyer ou les frais d’impression, puisque les documents peuvent être partagés en ligne au lieu d’être imprimés en plusieurs exemplaires.
5. Suivi des statistiques et réduction des appels manqués
Avec les communications unifiées, vous bénéficiez d’une vue d’hélicoptère précieuse de la communication au sein de votre organisation. Vous saurez toujours exactement comment se porte votre file d’attente – en temps réel. Cela signifie que vous pouvez prendre des décisions fondées sur des données pour tout ce qui concerne le développement des compétences, la planification, la dotation en personnel et la programmation.
Il est facile de collecter des statistiques sur toutes les communications concernant votre entreprise. Grâce à ces statistiques, vous pouvez générer des rapports, les intégrer à Power BI pour obtenir des informations plus détaillées et contrôler le niveau de service, le temps d’attente moyen et les appels manqués à partir d’un tableau de bord. Vous pouvez également examiner comment vos employés utilisent leurs outils de communication et vous assurer que vous tirez le meilleur parti de ces outils.
6. permettre le travail à distance et améliorer la communication interne
Les horaires de travail flexibles et les collègues à distance sont de plus en plus courants. Le fait de disposer des communications de votre entreprise dans une solution UCaaS basée sur le cloud permet à chacun de travailler n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel appareil.
Pour offrir de bonnes conditions de travail à distance, vous avez besoin d’outils utiles qui permettent à vos employés de collaborer naturellement. Avec UCaaS, tout le monde utilise la même plateforme et les mêmes outils. Vous n’aurez pas à vous soucier de plusieurs solutions d’appel vidéo ou de systèmes de gestion de documents, et grâce aux profils intelligents, vous pouvez toujours savoir quels employés sont actifs, en déplacement ou malades à la maison.
7. moins de risques pour la sécurité
Un lieu de travail numérique doté d’une stratégie numérique efficace réduit également les risques de sécurité. Lorsque vous pouvez mieux suivre et mesurer, vous pouvez également repérer les comportements douteux et ainsi détecter les menaces à la sécurité avant qu’elles ne deviennent sérieuses. Un autre avantage des lieux de travail numériques est qu’ils permettent de réduire la quantité de documents imprimés sur papier. Ce que beaucoup de gens ne réalisent pas, c’est qu’ils pourraient autrement se retrouver entre de mauvaises mains, par le biais de quelque chose d’aussi simple que la poubelle de l’entreprise.
8. Gagnez du temps en faisant beaucoup vous-même
Les administrateurs peuvent utiliser la même interface pour gérer les flux d’appels, les statistiques, ajouter ou supprimer des utilisateurs et bien plus encore. Vous pouvez gérer la plupart des tâches vous-même, ce qui vous permet de moins dépendre de l’assistance du fournisseur. Tous les utilisateurs peuvent gérer leur disponibilité et définir leur statut, en indiquant, par exemple, s’ils sont allés déjeuner ou s’ils sont malades à la maison.
Trouvez le bon fournisseur de services UCaaS
Vous n’aurez probablement pas de mal à trouver un fournisseur, car il existe de nombreuses solutions sur le marché. Mais vous devez faire preuve de discernement et trouver la solution UCaaS qui convient le mieux à votre entreprise. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils à prendre en compte pour choisir entre différents fournisseurs.
Tenez-en compte lorsque vous choisissez votre fournisseur UCaaS :
- Dressez la liste des fonctionnalités dont vous avez besoin et de vos exigences en matière de vidéoconférence et d’outils de collaboration, par exemple, et de ce dont vous pensez avoir besoin à l’avenir. Assurez-vous que le fournisseur que vous choisissez peut vous fournir ce dont vous avez besoin.
- Si le travail à distance est important, assurez-vous que la solution offre une fonctionnalité mobile robuste et que vos employés bénéficient de la même expérience, quel que soit leur lieu de travail et l’appareil qu’ils utilisent.
- Recherchez un fournisseur UCaaS qui se consacre à la protection de votre système et investit dans un cryptage élevé des données de communication.
- L’évolutivité est cruciale pour une bonne solution UCaaS. Essayez de trouver un fournisseur qui vous permette d’ajouter ou de supprimer des outils au fur et à mesure.
En Résumé : Les avantages des communications unifiées
Les solutions modernes de communication sont une excellente option pour les entreprises qui veulent simplifier et améliorer leurs échanges. Ces systèmes, basés sur le cloud, sont faciles à mettre en place, moins chers que les anciennes technologies et très performants. Vos employés peuvent mieux collaborer, et vos clients bénéficient d’une expérience plus fluide lorsqu’ils interagissent avec votre entreprise.
En plus, ces outils vous donnent des données utiles sur la performance de vos équipes, ce qui peut vous aider à améliorer encore votre service client.
Des secteurs comme la banque, le commerce, la logistique ou les soins de santé en retirent de nombreux bénéfices. Que vous gériez une boutique en ligne ou un magasin physique, passer à ce type de solution peut faire une vraie différence.
