Un central téléphonique est utile pour toutes sortes d’entreprises, grandes ou petites. Peu importe la taille de votre entreprise, la personne qui répond au téléphone joue un rôle clé. Elle donne une première impression de votre entreprise et peut avoir un grand impact sur l’image que vous souhaitez transmettre. Un bon système de téléphonie permet aussi de rationaliser vos opérations et d’économiser de l’argent.
Le passage du vieux système de téléphonie physique à une solution moderne en ligne (basée sur le cloud) rend tout beaucoup plus simple et plus efficace.
Un central téléphonique, ou PBX (Private Branch Exchange), est un système de communication privé qui permet à vos employés de communiquer facilement entre eux, tout en gérant les appels entrants. Ce système permet de diriger les appelants vers les bonnes personnes grâce à des menus et de recevoir des appels externes via le réseau téléphonique traditionnel ou numérique. Il facilite la gestion des appels et simplifie les processus internes.
Trois types de centraux téléphoniques
Les systèmes de téléphonie d’entreprise se divisent en trois grandes catégories : les systèmes analogiques, numériques et basés sur le cloud. Aujourd’hui, la solution la plus populaire est celle basée sur le cloud, mais beaucoup d’entreprises continuent d’utiliser les autres types de systèmes.
Peu importe le type de téléphonie que vous choisissez, un bon système vous aide à mieux gérer la communication interne et externe. Par exemple, il peut diriger les appelants vers le bon service ou la bonne personne et offrir des informations automatisées, comme les heures d’ouverture de votre entreprise. Un bon système téléphonique permet de gérer plusieurs lignes, soit via un réseau traditionnel, soit par internet.
1. Système téléphonique analogique traditionnel
Les premiers systèmes téléphoniques étaient manuels et nécessitaient un opérateur pour transférer les appels. Ces systèmes ont évolué, mais leur principe reste le même : plusieurs postes peuvent partager un nombre limité de lignes externes. Ce système permet à une entreprise de fonctionner avec moins de lignes externes, réduisant ainsi les coûts.
Les systèmes analogiques nécessitent des équipements physiques sur place et des lignes fixes pour connecter tous les téléphones. Ce type d’installation demande un investissement initial important et des coûts de maintenance élevés. Beaucoup d’entreprises continuent d’utiliser ces systèmes obsolètes parce qu’elles ont payé cher pour les installer. Cependant, ces systèmes peuvent être coûteux à entretenir et difficiles à adapter aux nouvelles technologies.
2. Système hybride numérique avec liaisons SIP
Le réseau téléphonique traditionnel (RTPC) utilise des fils de cuivre pour connecter les bâtiments aux opérateurs téléphoniques. Bien qu’il soit stable, ce système n’a pas beaucoup évolué. Par conséquent, de nouvelles technologies ont émergé, permettant une plus grande flexibilité et des coûts plus bas, notamment grâce à la VoIP (voix sur internet) et aux systèmes de téléphonie hébergés.
Le système hybride numérique combine la technologie VoIP avec la téléphonie traditionnelle. Grâce à la technologie SIP, il permet de transformer un ancien système fixe en une solution plus moderne basée sur internet, offrant plus de fonctionnalités et une réduction des coûts.
3. Système téléphonique moderne basé sur le cloud
Le système le plus moderne et populaire aujourd’hui est le « PBX Cloud » (ou PBX virtuel). Avec un PBX Cloud, tout est géré en ligne, via un navigateur web, une application ou un logiciel. Ce système est flexible, car vous pouvez l’utiliser depuis n’importe quel endroit avec une connexion internet. Cela permet également de travailler à distance de manière simple et efficace.
Un PBX Cloud est facile à mettre en place, évolutif et ne nécessite aucune maintenance interne, car celle-ci est incluse dans le coût mensuel. Ce système peut être intégré facilement à d’autres outils, comme votre logiciel de gestion de la relation client (CRM), offrant ainsi une solution complète pour améliorer la communication dans votre entreprise.
Pourquoi les petites entreprises en ont-elles besoin ?
Si vous dirigez une petite entreprise, vous pourriez penser qu’un simple numéro de téléphone mobile suffit. Et cela a peut-être bien fonctionné jusqu’à maintenant. Mais si vous voulez donner à votre entreprise une image plus professionnelle et sérieuse, un système de téléphonie d’entreprise est une bonne idée.
Un système téléphonique vous aide à gérer les appels plus efficacement et à améliorer l’image de votre entreprise. Il permet de mieux orienter vos appels entrants, par exemple, en laissant un message vocal ou en transférant les appels à un collègue si vous êtes occupé. Ainsi, même si vous êtes pris, vous vous assurez que vos clients reçoivent toujours une réponse.
Avec un système téléphonique moderne, vous offrez une meilleure expérience à vos clients et vous travaillez de façon plus productive, même lorsque vous êtes en déplacement. Les systèmes téléphoniques actuels sont basés sur le cloud, ce qui les rend adaptés aux entreprises mobiles. En plus d’être agiles, ces systèmes sont également très rentables. Découvrez comment choisir la meilleure solution pour votre petite entreprise.
En résumé
Depuis que la téléphonie fait partie intégrante de notre vie professionnelle, le volume d’appels entrants et sortants représente un défi pour les entreprises. En effet, un appel manqué peut coûter cher. Selon le secteur dans lequel vous travaillez, les conséquences d’un appel manqué peuvent être plus ou moins fatales. Que votre entreprise reçoive des appels d’urgence ou qu’elle vende des voitures, vous ne voulez pas risquer de manquer un appel important parce que la ligne est occupée.
Les entreprises de toutes tailles, qu’il s’agisse d’entreprises individuelles ou de sociétés comptant des milliers d’utilisateurs dans différents pays, ont besoin d’un central téléphonique. La meilleure solution consiste généralement à investir dans un service PBX qui fait partie d’une plateforme de communication plus vaste et complète, dotée de toutes les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin. Ce service regroupe la téléphonie, le central d’entreprise, le centre de contact, les intégrations et les appels vidéo, le tout dans une seule application. Une solution complète pour communiquer avec vos collègues et vos clients, réunie de manière transparente sur une seule plateforme – et sur une seule facture.
