"We hebben veel tijd bespaard omdat ik de projecten niet zelf hoefde te beheren. Telavox nam die verantwoordelijkheid voor ons over."
De Uitdaging
AniCura is een indrukwekkende groep die verspreid is over 45 locaties van noord tot zuid Zweden. In 2017 hebben ze een IT-project uitgevoerd, waarvan een van de doelstellingen was om de samenwerking tussen de recepties te verbeteren.
“Onze visie is dat we elkaar tussen de regio’s moeten kunnen ondersteunen. Als we specialisten hebben in één regio maar niet in een andere, zouden we gemakkelijk iemand kunnen doorverwijzen,” zegt Ulf Ståhl, IT-manager bij AniCura.
Verschillende PBX-oplossingen in elke regio
AniCura had vrijwel verschillende PBX-oplossingen in elke regio. Gedurende het project vroegen ze de grote en kleine klinieken om een lastenboek te maken.
“Ons doel was om iedereen samen te brengen rond één oplossing. Dit vergemakkelijkt de samenwerking tussen de klinieken en is kosteneffectiever,” zegt Ulf.
Vergelijking met andere telecomaanbieders
Voordat ze hun grote plan konden lanceren, heeft AniCura een grondige evaluatie van verschillende telecomaanbieders uitgevoerd. Ze hadden specifieke eisen: Bestonden er integratiemogelijkheden met andere systemen? Hoe is de interface? Is de applicatie intuïtief en gebruiksvriendelijk?
AniCura legde ook de nadruk op de betrokkenheid van de aanbieder tijdens het proces – waren ze beschikbaar? En wat was de aanpak en strategie van de aanbieder met betrekking tot implementatie en training van het systeem?
“Het was een belangrijk criterium om goed begeleid te worden tijdens de overgang,” legt Ulf uit. “Dit zorgt voor een gevoel van veiligheid voor de medewerkers. De telefoon moet werken wanneer de bezorgde huisdierbezitters ons bellen. De eerste indruk is cruciaal.”
Grote besparingen door over te stappen naar Cloud PBX
Na de evaluatie van de telecomaanbieders koos AniCura voor de aanbieder die zich onderscheidde.
“We hebben drie typische gevallen ontwikkeld, zowel voor kleine als grote klinieken, en we hebben gekeken naar het aantal oproepen, enz. We hebben de kosten vergeleken van het upgraden van de oude oplossingen met nieuwe apparatuur en clouddiensten. Uiteindelijk kozen we voor Telavox, die de beste prijs-kwaliteitverhouding bood. We zagen de mogelijkheid om flink te besparen door over te stappen naar de cloud, en de oplossing van Telavox gaf het beste rendement,” zegt Ulf.
De Oplossing
Ulf is zeer tevreden over het proces van de overgang van de oude systemen naar de cloudgebaseerde diensten.
“Veranderingen zijn altijd moeilijk voor mensen, zelfs als het oude systeem niet perfect was, weet je altijd hoe het werkt. We hebben veel hulp en ondersteuning ontvangen van Telavox. Ze hebben onze medewerkers getraind in het systeem en als iemand iets wilde herhalen, was dat nooit een probleem,” zegt Ulf.
Proactieve en betrokken leverancier
Ulf geeft aan dat het project enorm zou zijn geweest als Telavox niet zo’n proactief en betrokken team had gehad dat ervoor zorgde dat iedereen kreeg wat nodig was. Welke technische oplossingen passen bij elke kliniek? Hoe ziet het wifi-netwerk eruit?
“We hebben veel tijd bespaard omdat ik niet de motor achter de projecten hoefde te zijn. Telavox heeft dit geregeld. We konden ons in plaats daarvan richten op de strategie en goede klanten zijn. De 45 klinieken zouden worden benaderd en betrokken. We konden alleen maar tegen onze projectmanager, Morgan Arnhed, zeggen dat het tijd was voor Södertälje. Vervolgens belde hij de kliniekmanager, stelde de juiste vragen en bracht ons op de hoogte,” vertelt Ulf.
Het Resultaat
Sinds Anicura is overgestapt op Telavox, zegt Ulf dat ze aanzienlijke hoeveelheden geld en tijd hebben bespaard.
“Ik schat dat we onze telefoniekosten met ongeveer 30% hebben verlaagd,” zegt Ulf.
Geen Tussenpersonen
Ulf waardeert het dat Telavox alles zelf ontwikkelt, waardoor ze flexibeler kunnen zijn voor hun klanten.
“Het is fantastisch dat we direct met de operator kunnen communiceren zonder tussenpersonen. Toen ik Telavox bezocht, kon ik rechtstreeks met de ontwikkelingsafdeling praten. De mogelijkheid om te integreren is belangrijk voor ons.
Bijvoorbeeld, om te integreren met onze logboeksystemen via de Telavox-app. Op dit moment hebben we geen specifieke integraties, maar ik weet dat het mogelijk is,” zegt Ulf. Hun toegewijde accountmanager geeft ons ook advies over hoe we kunnen inspelen op de behoeften van onze klanten.
“Ik heb met onze projectmanager, Morgan, besproken hoe we de statistieken tool kunnen gebruiken voor personeelsplanning. Zijn er veel oproepen tijdens een lang weekend? Hoe lang duren de gesprekken? We gebruiken al deze gegevens om het juiste aantal medewerkers in te plannen, zodat we aan de behoeften van onze klanten kunnen voldoen,” legt Ulf uit.
Tijd- en Kostenbesparing
Ulf beveelt Telavox ten zeerste aan aan andere bedrijven.
“Wij zijn zeer tevreden. We hebben een oplossing op maat gekregen, geheel volgens onze wensen. Toen we de leveranciers vergeleken, was Telavox een veel kleinere investering. Niet alleen in geld, maar ook in tijd en inspanning. De kracht van innovatie is indrukwekkend en er is een open interface met veel potentieel. Bovendien zet Telavox zich in voor ons bedrijf en wil dat we zoveel mogelijk geld besparen met flexibele overeenkomsten en meer.”
